クラウドを活用したアプリやサービスは数多いですが、名刺管理ソフトもクラウド活用で大きく広まったアプリのひとつです。
スマホで撮影した名刺データがクラウド上にアップロードされ、OCR文字認識でテキストに置き換えられて保管。スマホやパソコンでどこからでもアクセスすることができ、社内などで共有することもでき、さらには専用SNSで名刺交換した相手と繋がることもできます。
大変便利で良いサービスですが、片側では忌避感を持つ人々もいたりします。
「セキュリティ的に大丈夫なのか」と。
名刺にはいろいろな情報が詰まっています。
名刺管理ソフトの場合、付属のメモ、スケジュール、SNSのやり取り情報なども関連している場合があります。
もし、それらが漏れたらどうなるでしょう？
リニーズのパートナー企業や顧客企業の方から聞き取りをする感じだと、賛否は半々……若干ですが反対派が多いようでした。
「特に会社でこれといった管理ソフトは決めていない」という方を筆頭にして、
「責任が取れないので、基本アナログ管理としている」
「会社としては禁止」
「社内用データベースを作り、営業が日報と一緒に入力作業をしている」
クラウドで得られる便利機能の有用さは認めているものの、流出リスクに対する不安感が強いのは確かなようです。
特に名刺管理サービスは新興の会社や中国の会社が多く、サーバもAmazonやGoogleなどの公衆クラウドサーバを借りているので、その辺が何とは無しに不安だと思う方が多いみたいです。
今回は、そんな側の人たちにお奨めしたい「Log book」をご紹介したいと思います。
Log bookはオフラインな名刺管理サービス
Log bookは「Re+g（リプラグ）」というブランドの紙文具です。
運営会社を調べてみると、40年近く続いている大きな会社さんで、本業はデザイン関連のようです。
その一部門として紙文具製品を取り扱っていて、TSUTAYAや東急ハンズなどでも取り扱っているそうです。
Log bookは上の通販サイトで購入できます。
試しに買ってみました。
2019年8月時点では、3,000円以上購入で送料無料。送料は600円だそうです。
今回は写真左端のLog bookと専用リフィル、あと似ているのですが、スクラップブックのSara book（右の赤いノート）の3点を購入。
これがLog book。
ノート表紙の色と、左側のゴムバンドの色は選べます。
黒と赤の組み合わせ、格好良い！
ちなみにビニルを取って、余計なものはゴミ箱へポイ……は、少し待ってください。
包装に付いているシール、とても重要なものです。あとで説明します。
見開き。
ゴムバンドで留めているだけなので、ちょっと扱いを丁寧に。
ページの様子。
スリットが入っていて、ここに名刺を差し入れる。
片側にはメモ欄があって、ここに印象とか書き入れたりできる。
名刺を挿すときは、片側だけ挿します。
もう片側の方は裏面に名刺挿すときに使います。
ここまでは、単なる名刺帳です。
ここからアプリが登場し、一気に便利になります！
Log book専用アプリ「Log book Digi」
アプリはApp StoreやGoogle Play Storeにおいてあります。
インストールすると簡単なセットアップ、すぐに使えるようになります。
実物と同じデザインに設定できます。
複数のノートを持っている場合はこれで管理すると少し便利？
ブックをタップして開きます。
画面はこんな感じです。
左側に名刺の写真が並びます。
右側の小さな窓（写真）は、メモ書き用の欄です。その人の特徴とか、絵とか、いろいろ。
上図矢印の「＋」ボタンをタップすると、名刺を追加できます。
撮影モードです。
3枚ずつ同時撮影が可能です。
最初はLog bookにセットしてから撮影していましたが、名刺のスミを入れ込んだとき、文字が隠れてしまうこともあるので、撮影時はブックの上に置いた状態で撮影するのがベスト！
矢印の「Log bookモード」をオフにすると、1枚ずつの撮影も可能です。
OCRで読み取るので、読み取り範囲を指定します。
大きさや位置は指先で簡単に微調整できます。この辺すごいなぁ……
決定するとOCRで読み取りが行われます。
OCRで読み取り完了。
ここで「連絡先アプリへの連携」をオンにしておけば、アドレスブック等に同期がとれるようです。
ちなみにこのOCR読み取りは有料です。無料は40回分ついています。
ただし、このLog bookを購入すると、200回分の無料チケットが付属しています。
冒頭、届いた直後フィルムを捨てないで、と書きましたが、実はこのフィルムに無料チケットのQRコードが付いているからです。
QRコードを読み取れば、無料チケットがチャージされます。
Log bookを買わなくても、60回分120円という比較的お手ごろな値段でチャージすることもできるので、その辺は柔軟にできています。
名刺個別の編集画面。
だいたいのところ、正確に読み取れています。
ただ、FAX番号にメアドがくっついていたり、キャッチフレーズが読み込まれていたり、そのままだとさすがに使えません。
適宜手を入れると良いでしょう。
キャバクラの名刺みたいだとフォント凝りすぎて上手くいかない場合もあるかも知れませんが、普通の名刺なら読み込まれた内容自体は非常に正確です。電話番号が間違っていたり、メールアドレスが1文字違ったり、というのは今のところ発生していません。
要は項目が違う場合があったりするので、その辺直してやれば大丈夫だと思います。
完成。
どんどん名刺を読み込ませていきましょう！
完成した名刺データは、例えば住所をタップすると地図アプリと連携してその地図が表示されます。
会社訪問する場合は便利ですよね。
電話やメールアドレスもタップするだけでアクセスできます。
基本的な使い方はこんな感じです。
あくまでスマホの中だけ。
もし外に持ち出したい場合は、CSV形式で書き出すという方法もあるようですが、基本、そこまでです。
簡単さと、セキュリティの強度を追求すると、おおよそこんな感じがギリギリの路線かな、という気もします。
（実はCSVの書き出しでアプリが強制終了するというバグに遭遇してしまいました。現在サポート依頼中です）
あくまで便利さで考えると、クラウドの管理サービスの方が圧倒的に上なんですけど、コンプライアンスとか、運用に掛かるコストだとか、そういうことを考え合わせると、もうひとつの選択肢としては、このLog bookって良いかなと思いました。
リニーズとしては基本、元々が中古屋で、顧客の免許証とか、住民票とかを日常的に預かる立場なので、その辺の管理規定は同規模の会社よりかなり厳しめにしています。Log bookの名刺管理方法はとても良いなぁと思います。
しばらくは使ってみたいと思います。
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